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Tiempo, ese concepto tan (poco) mimado. Time boxing

11/02/2014

tiempo1Retrospectivamente el concepto de tiempo en el trabajo ha ido mutando en los últimos 50 años. Cuando era muy necesario establecer horarios largos y jornadas agonizantes, justo después del concepto de trabajo a destajo, dentro de aquello que decía de sol a sol, de no disfrutar de tu ocio hasta que lo profesional no estuviese acabado, o al menos, controlado (qué palabreja ésta), que predominaba en los setenta y casi los noventa, se ha pasado a generar una perspectiva más equilibrada, inspirada en la conciliación de la vida familiar y laboral, de aquello que muy bien decía Covey sobre la victoria pública y victoria privada, en su libro los 7 hábitos.

Desde esta perspectiva donde se equilibra la acción profesional y el tiempo dedicado a la familia, a la sociedad, o a la propia persona, se presiona para ejercer un foco preferencial en las prioridades profesionales que no siempre convergen con las actividades del día a día, donde las urgencias malentendidas (o más bien mal planificadas) copan el tiempo.

Un buen instrumento para evaluar los sumideros del tiempo es el time boxing donde confeccionamos una lista de tareas pendientes basada en lo que queremos alcanzar y acotado en el tiempo de reloj, bien sea al día, a la semana, o al mes. Esta lista la organizamos por categorías de acuerdo con las funciones de nuestro trabajo. En la primera semana llevaremos un registro de las tareas que realizamos y el tiempo exacto que le hemos dedicado a cada una, generando seguimiento tanto a las tareas realizadas como a las no realizadas o no terminadas, siendo que al final de la semana o el mes repasaremos el registro para ver si estamos empleando el tiempo en lo que realmente consideramos importante.

Para ello la idea es establecer parámetros para el tiempo que debemos dedicar a cada tarea ya que sin ello la lista de pendientes no tendrá mucho sentido. Aprender a establecer y asignar minutos y horas a una tarea nos servirá en un futuro para ser más realistas a la hora de establecer objetivos, y por tanto será más sencillo operar y ejecutar ya que partiremos de una previsión más real del tiempo.

Terminadas las tareas (o no) calculamos el tiempo real dedicado frente al tiempo previsto, el cual nos dará un índice de desviación a favor o en contra que nos ayudará en futuras previsiones del tiempo para las tareas.

Tal vez lo más importante del time boxing o de cualquier otra estrategia (léase GTD) no sea la planificación exacta y robótica en mi opinión, sino el hecho de generar un cambio interno en el que poco a poco vayamos generando una visión más clara y cercana de aquello que queremos conseguir. Es interesante cómo estrategias de este tipo ayudan o coayudan para una correcta conciliación laboral y profesional.

La famosa matriz de lo urgente y lo importante quedará postergada a su expresión de importancia, ya que la planificación irá poco a poco eliminando las urgencias.

gestion-tiempo

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